En värld utan epost?

Det kommer sannolikt ta flera decennier innan historiker och samhällsvetare och andra, på ett klarsynt sätt förmår tolka och förstå de enorma förändringar som digitaliseringen har inneburit för vårt vardagsliv och arbetsliv. Det revolutionerande i förändringen blir extra uppenbar när vi betraktar det senaste decenniet, då de smarta mobilerna fått ett i det närmaste totalt genomslag. 

Mycket är förstås tydligt redan, som våra fullständigt förändrade kommunikationsvanor och vår tendens att hantera alltmer av våra jobb- och vardagsbestyr genom den behändiga apparaten i vår ficka. En del negativa aspekter börjar också bli uppenbara, exempelvis "mobilberoendet" som drabbar oss alla - givetvis - i större eller mindre grad.

Men fortfarande kvarstår att göra en djupare analys och etablera en mer heltäckande förståelse för vad den digitala tekniken gör och har gjort med oss. Några observanta författare och forskare jobbar dock envetet med dessa ting. En av dem är den relativt unge amerikanen Cal Newport. Newport tog sin doktorsgrad i datavetenskap vid MIT år 2009. Han har sedermera fortsatt sin forskning vid universitetet i Georgtown och specialiserat sig särskilt på kommunikationssystem. A world without email (2021) är hans åttonde bok som riktar sig till en läsande allmänhet. 

Han har genom åren, i dessa böcker, ifrågasatt en lång rad fenomen och utförligt kritiserat aspekter på digitaliseringens konsekvenser. Till detta hör frågan om hur vi åstadkommer djup koncentration i en tid då alltmer pockar på vår uppmärksamhet, och distraktionskällorna helt enkelt blir väldigt svåra att hantera. 

I ovan nämnda bok gör han en djupstudie av den fas i digitaliseringen då e-postprogrammen gjorde sitt inträde på våra arbetsplatser. Det är en häpnadsväckande historia som skrivs fram här, och som vi, många av oss i alla fall, aldrig riktigt har tänkt på eller känt till. 

Newport tar oss med till det tidiga 1990-talet för denna studie, när e-postprogrammens nya tekniska lösningar innebar att de lokala datanätverken kunde kopplas samman, vilket innebar obegränsade möjligheter till snabb och säker kommunikation. Under mycket kort tid konkurrerades faxen ut (dock ej överallt förstås) som ett dominerande kommunikationsmedel. Några av oss minns denna charmiga lilla maskin som spottade ur sig längre eller kortare remsor med text. Tekniken innebar elektronisk bildöverföring via telenätet. En bild (texter är också bilder) matades in i min maskin för att i nästa sekund eller minut matas ut i din, oavsett var du befann dig. 

Dagens arbetsliv, menar Newport, har oreflekterat accepterat den arbetsstil som e-postsystemen (och andra jämförbara digitala kommunikationssystem) snabbt ledde fram till. Hans utmanande idé går ut på att vi hamnat i en dålig situation som vi anser oss inte kunna ta oss ur. Hur landade vi i ett arbetsliv som utmärks av konstant kommunikation, frågar han sig i bokens inledning, när vi inte måste det. Han uppehåller sig givetvis i den mer kunskaps- och informationsintensiva sektorn av det moderna arbetslivet. Alla jobbar inte där, men väldigt många.

Ett historiskt faktum som Newport utgår ifrån är att vi inte bara bytte system när e-posten gjorde entré. Det var inte så att vi bara fick en annan teknik, som var enklare och snabbare att hantera, för att göra samma sak som vi gjort innan. Nej, vi gick över till ett helt annat arbetsflöde i kraft av de nya verktygen. Detta flöde kallar Newport för "the hyperactive hive mind" - vilken han definierar så här:

Ett arbetsflöde som kretsar kring ständigt pågående kommunikation, vilken matas av ostrukturerade och icke-schemalagda meddelanden som skickas genom digitala kommunikationsverktyg som epost och sms-tjänster. 

Den kanske viktigaste anekdoten i bokens inledning beskriver hur IT-ansvarige Adrian Stone på IBMs högkvarter i New York engageras för att förbereda övergången till ett då modernt epostsystem (Stone har sedermera skrivit om detta). Han sammanställde till en början hur stor kommunikationsvolymen var medarbetare emellan, på traditionellt sätt (papperslappar, telefonsamtal, prat i korridoren etc). Utifrån den beräkningen förbereddes företagets servrar för att kunna hantera motsvarande volym digitalt. Man utgick ifrån att förändringen skulle innebär att det mesta av den traditionella kommunikationen helt enkelt flyttade över till det nya epostsystemet. Detta var inte vad som skedde. 

Inom loppet av några dagar "sprängdes" serverkapaciteten. Det som skett var inte bara att den traditionella kommunikationen hade lagts över i de digitala ledningarna. Det stora nya var att kommunikationsvolymen hade ökat fem eller sex gånger - inom loppet av några dagar! Stones slutsats  i detta skede: all tänkbar produktivitetsvinst var som bortblåst! 

Det var tekniken i sig som åstadkom den här förändringen, inte något medvetet beslut nånstans i IBMs organisation. Och så här är det ofta med ny teknik, menar Newport. Egentligen vet vi vad vi behöver om teknikens system-, kultur- och samhällsförändrande potential, men vi tenderar att glömma bort det. 

De flesta av oss kan berätta om detta nu. Hur vi på våra arbetsplatser ägnar timmar åt kommunikation i korta, snabba digitala meddelanden, hur den bryter vår koncentration och skapar en stress som inte släpper taget om oss ens när vi kommer hem efter arbetsdagens slut. Känslan som de obesvarade mailen skapar utgör " a low-grade background hum of anxiety". 

Så här gjorde vi inte förr. Den här förändringen är så genomgripande att det är absurt att låta den undgå en närmare granskning, menar författaren och det är lätt att hålla med. Uppslaget till den djupdykning som Newport gör i boken fick han via en god vän i Washington. Vännen, som tillsatts av Barack Obama, ansvarade för att koordinera kontakterna mellan 26 federala myndigheter och över 500 universitet med syftet att fördela statliga medel inom fältet innovation och entreprenörskap. Ett par månader in i uppdraget kopplades nätverket ner. Anledningen var ett virus som misstänktes kunna vara ett intrång av främmande makt. 

Chocken över att inte kunna kommunicera på numera traditionellt maner, med epost och andra digitala medel, förbyttes inom några veckor (nätverket var nere i sex veckor) till ett fascinerat konstaterande att de långa fysiska möten som fick ersätta e-posttrafiken innebar en avsevärd kvalitetshöjning i arbetet. Vännen och kollegorna på myndigheten fann att de ägnade sig åt djuplodande analyser, arbetade långa koncentrerade arbetspass som gav helt andra förutsättningar för arbetet än vad som "normalt" hade varit fallet. När de digitala kommunikationen kom tillbaka var förberedelserna klara på ett helt annat sätt än vid en vanlig projektstart. 

Varför kan vi inte kombinera den nya teknikens fördelar med de arbetssätt som vi via forskning vet passar oss som mänskliga varelser? Varför har vi fallit i fällor som "multitasking" och högintensiv, ständigt pågående kommunikation med mängder av människor inom och utanför våra organisationer? 

Newport avvisar kategoriskt den möjlighet som nu länge har pekats ut som lösningen på stressen i det moderna arbetslivet. Stäng av alla signaler, svara inte på e-postmeddelanden hela dagen, spara dem till ett dedikerat pass i slutet av dagen eller veckan - så har råden formulerats de senaste åren, och de skjuter enbart in sig på individen och dennes möjlighet att personligen hantera sitt arbetsflöde. Ingenting, eller mycket lite, i de senaste årens "tips och råd" för stresshantering skjuter in sig på själva arbetsflödet som präglar våra organisationer. Den enskilde är hjälplös, menar Newport, det är organisationen som helhet som måste strukturera om sitt arbetsflöde. Att på eget initiativ försöka etablera en annan sorts tidsanvändning är dömt att misslyckas. 

Newport gör huvudalternativen tydliga: antingen kommunicerar vi i små bitar, genom korta epostmeddelanden och korta, snabba svar. Eller så låter vi en hel grupp interaktioner äga rum i klump, genom ett telefonsamtal eller ett möte. Ingenting i vår tekniska utrustning per se, tvingar oss att välja endera. Ändå uppvisar våra arbetsplatser ett tydligt mönster: vi har valt de korta, snabba meddelandena, och de sprids ut under loppet av hela arbetsdagen så att övrigt arbete splittras upp i allt mindre bitar. Jag finner mig indragen i ett flertal parallellt pågående interaktioner, där jag är en kugge av många och där mitt deltagande är en förutsättning för att processen ska framskrida.  Detta skapar stress och påverkan på mitt övriga arbete blir förödande. 

Studier från senare år, som Newport refererar, anger att den sammanlagda tiden som ägnas koncentrerat till en enskild arbetsuppgift kan uppgå till så lite som 20 minuter. Mer än två tredjedelar av de studerade erfor aldrig ett koncentrerat arbetspass som överskred en timme. Undersökningar som gjorts under de senaste 20 åren visar att mängden meddelanden som skickas eller tas emot under en dag av den genomsnittlige medarbetaren ökat från ca 50 (2005), ca 70 (2006), ca 90 (2011) till så mycket som ca 125 (2019). 

Detta blir problematiskt - närmast en truism idag - när vi beaktar den mänskliga hjärnans funktionalitet. Oavbruten växling av fokus gör helt enkelt att hjärnans prestanda går ner. De tekniska hjälpmedlen har tagit ner den tidsmässiga och sociala "kostnaden" att ställa frågor till kollegerna till nästan noll. Detta, som vid en snabb anblick är positivt, har blivit till en förbannelse i det moderna arbetslivet, menar Newport. Vi drunknar helt enkelt i snabba och korta mail som skapar en tung känsla av överbelastning. Hur många interaktioner hade vi tagit initiativ till om vi tvingats vandra ut i korridoren och uppsöka och kanske störa kollegan i fråga? Betydligt färre, är väl det allmänna svaret. Detta avslöjar det irrationella draget  i vårt nuvarande arbetsflöde, när vi betraktar den totala användningen av våra kognitiva resurser. 

The hyperactive hive mind - alltså. Newports slutsats är att vi har hamnat där vi är, mer av slump än som ett resultat av en genomtänkt strategi. Det är nu dags att tänka den strategin och bygga om våra arbetsflöden. Vi tar upp hans tankar och förslag på detta fält i en kommande bloggtext om andra delen av Newports bok: Principles for a world without email. Vi kan redan nu avslöja att han inte tänker sig en värld utan epost! Däremot tänker han sig ett annorlunda arbetsflöde för många av våra arbetsplatser, ett flöde som bättre tar hänsyn till den mänskliga hjärnans kapacitet.